Forskare ser risker med robotkolleger: ”agera med förnuft”

Automation kan bli jättebra, men det kan också bli fel.

 

Michel Thomsen, universitetslektor i informatik

När Halmstads kommun beslutade att införa Robotic Process Automation (RPA) fick forskare vid Högskolan i Halmstad och Göteborgs universitet möjlighet att, med hjälp av finansiering från Afa Försäkring, göra en fallstudie kring genomförandet. Genom att sitta med under möten och intervjua berörda politiker och tjänstemän har forskarna kunnat följa arbetet från idéstadiet till sjösättningen.

En helt och hållet digital medarbetare

Tanken med forskningsprojektet, som avslutades i december 2023, var att undersöka hur så kallade ”robotkolleger” påverkar arbetsmiljön. En robotkollega är en helt och hållet digital medarbetare som kan hjälpa till med saker som mejlhantering, bearbetning av data och att söka information.

– Det som vi har frågat oss är: Hur kan man genomföra automation utan att arbetsmiljön försämras? Hur kan man resonera kring och integrera arbetsmiljöfrågor i de här processerna när man automatiserar? Vi har även tittat på hur automatiseringar kan bidra till god byråkrati, säger Maria Åkesson, professor i informatik vid Högskolan i Halmstad.

Att forskarna har använt sig av begreppet ”god byråkrati” grundar sig delvis i den negativa bild som ofta associeras med just ordet ”byråkrati”.

– För en del människor har ordet byråkrati dålig klang. Man har en bild av något som är ineffektivt och som långsamt maler på, säger Michel Thomsen.

Forskarna i projektet ville lyfta fram den andra sidan av myntet: den goda byråkratin.

– Den är effektiv. Den behandlar folk lika när de ska behandlas lika, och olika när de faktiskt ska behandlas olika. Det var skälet till att vi valde att använda orden ”god byråkrati”, för att peka på att byråkrati är något bra, säger Michel Thomsen.

Krävs djupare analys

Om RPA verkligen kan bidra till god byråkrati utan att påverka arbetsmiljön negativt är en komplicerad fråga. Enligt forskarna kan svaret skilja sig från fall till fall, beroende på olika faktorer som exempelvis vad som automatiseras, varför det automatiseras och hur införandet av det nya systemet har gått till.

– Lyckas man med det här på ett bra sätt kan automationerna förstärka kompetensen och bidra till att man blir bättre på det man gör, vilket kan ge de anställda ökat självförtroende, säger Maria Åkesson.

Men det finns också tillfällen då en ”robotkollega” kan ha en negativ påverkan på den anställdes arbetsmiljö.

– Låt oss säga att du har ett kvalificerat bedömnings- och utredningsarbete och får en robotkollega som tar över några av dina enklare arbetsuppgifter, vilket frigör två timmar av din arbetsdag. Då finns det en risk att din arbetsgivare väljer att fylla den frigjorda tiden med ännu mer kvalificerat arbete. Det skulle kunna resultera i att du får en arbetsdag som bara består av komplexa arbetsuppgifter, utan någon tid för återhämtning, säger Michel Thomsen.

Något som Maria Åkesson och Michel Thomsen har lagt märke till är att ”effektivisering” har blivit ett nyckelord i digitaliseringsstrategier och policydokument, vilket forskarna menar kan bli problematiskt. De anser att det är ett snävt perspektiv som utelämnar andra viktiga värden, såsom tjänstekvalitet, god arbetsmiljö, integritet och hållbarhet.

– Det gäller att få till en djupare analys där man ges tillfälle att tänka igenom hela kedjan och titta på samspelet i sin helhet från olika intressenters perspektiv. Som det ser ut nu jobbar man inte alltid så, utan det är ofta ont om tid. Man avsätter varken pengar eller tid för den här analysen, säger Maria Åkesson.

Kyla ner sig från hypen

I sin forskningsartikel uppmanar forskarna till eftertänksamhet när det kommer till det digitaliseringstryck som råder inom den offentliga sektorn, där allt fler arbetsuppgifter förväntas att skyndsamt automatiseras och digitaliseras.

– Man behöver vara kylig, eller som vi brukar säga ”professionellt skeptisk”, när man arbetar med de här frågorna. Med det menas att man kyler ner sig från den här ”hype-kurvan” som drivs på och i stället tänker till verksamhetens egentliga syfte och vad den ska vara bra på, säger Maria Åkesson.

Maria Åkesson och Michel Thomsen menar att det är viktigt att ha i åtanke att automationerna som sätts in inte bara påverkar enskilda medarbetare, utan även sätter sina spår i verksamheten i stort. I studien har forskarna sett stegvisa förändringar i saker såsom arbete och service, kvalitet, ansvarsfördelning och arbetsmiljö. Av den anledningen ger de rådet att noggrant och kritiskt tänka igenom automationsinitiativ, och om de ska genomföras, att avsätta tillräckliga resurser för arbetet och att ge tid för lärande.

– Poängen är att man ska agera med förnuft, och alltid ha med sig frågan: hur gör vi det här på ett klokt sätt? säger Michel Thomsen.

Text: LOVISA ESSUNGER
Bild: iSTOCK (toppbild), DAN BERGMARK