header-pattern-bg

IT-utveckling för hållbara arbetsplatser

Hur kan IT-system i offentlig verksamhet bidra till en förbättrad arbetsmiljö? Forskare vid Högskolan i Halmstad har under två års tid studerat upphandling och implementering av digitala system för skolor i Kungsbacka kommun. En av slutsatserna är att anställda, i högre grad än i dag, måste vara delaktiga vid upphandling av nya IT-system.

– Digitaliseringens betydelse för arbetsmiljön är ett relativt outforskat område, säger statsvetaren Jörgen Johansson.

Under ett seminarium arrangerat av AFA försäkring presenterade Jörgen Johansson och forskarkollegan Michel Thomsen slutsatserna av sitt gemensamma forskningsprojekt ”IT-utveckling för hållbara arbetsplatser”.

Man kan ha användbara system, men förstår inte personalen vad man ska använda det till så är det helt meningslöst. Ett konkret exempel skulle kunna vara en förskola där man ska registrera vilka barn som kommer och går. Systemet kanske fungerar utmärkt, men personalen är inte riktigt med på varför man ska göra det.

Jörgen Johansson

Kungsbacka kommuns upphandling av IT-system har studerats

I projektet har forskarna undersökt hur nya IT-system i offentlig verksamhet upphandlas och införs så att arbetsmiljön blir så bra som möjligt. Projektet har haft sin utgångspunkt i ett upphandlingsprojekt i Kungsbacka kommun kallat ”Projekt Användbar” som hade till syfte att göra IT-system mer användarvänliga. I forskningsprojektet vid Högskolan i Halmstad har fokus främst varit att definiera IT-systemens betydelse för arbetsmiljön.

Jörgen Johansson och Michel Thomsen har studerat upphandlingen av nya IT-system baserat på två frågeställningar: hur IT-system kan upphandlas för att förbättra användarnas arbetsmiljö och hur system införs för att förbättra arbetsmiljön. Studien började med en kartläggning med hjälp av intervjuer, dokumentanalys och behovsinventering. Sedan genomfördes intervjuer, fokusgruppsdiskussioner och analysseminarier i omgångar.

Användbarhet inte tillräckligt för en god arbetsmiljö

Slutsatsen är att det finns en övertro bland systemförvaltare på IT-systemens användbarhet. Man tror att man automatiskt får en bra arbetsmiljö om systemen är funktionella och enkla. IT-systemens användbarhet är naturligtvis nödvändig, men inte en tillräcklig förutsättning för att skapa en bra arbetsmiljö.

– Man kan ha användbara system, men förstår inte personalen vad man ska använda det till så är det helt meningslöst. Ett konkret exempel skulle kunna vara en förskola där man ska registrera vilka barn som kommer och går. Systemet kanske fungerar utmärkt, men personalen är inte riktigt med på varför man ska göra det, förklarar Jörgen Johansson.

Jörgen Johansson

Jörgen Johansson var tidigare verksam som docent i statsvetenskap vid Högskolan i Halmstad.

Jörgen Johansson menar att upphandling i komplexa organisationer måste bygga på ett långsiktigt utvecklingsarbete där personalen förstår varför man ska använda systemet. De anställda måste ha ett delaktigt inflytande vid upphandling av nya IT-system.

– För att genomföra en lyckad IT-upphandling behöver man ha politiskt styrning, demokratiskt debatt och delaktighet från de anställda. Detta fanns inte i Kungsbacka kommun, utan det var tjänstemän som skötte det arbetet, vilket vi menar inte är bra, förklarar Jörgen Johansson.

– När det finns en god överenstämmelse mellan digitala resurser, arbetstagaren och arbetsuppgifterna så föds en god digital arbetsmiljö, säger Michel Thomsen som är universitetslektor i informatik.

Betydelsefullt för andra kommuner

Projektet öppnar upp för annan forskning som använder fallstudier av utvecklingsprocesser för att ta fram arbetsmetoder och praktiska råd. De slutsatser man kom fram till kan användas för att ge råd för upphandling, organisering, styrning och förvaltning av IT-system i offentlig verksamhet. Resultaten bör kunna vara till nytta även för andra kommuner som ska arbeta med upphandling och förnyelse av sina IT-system.

Text: REBECCA STAVER och LOUISE WANDEL
Bild: ELENA ELISSEEVA och JOACHIM BRINK
Film: AFA Försäkring

Fotnot:
Jörgen Johansson var tidigare verksam som docent i statsvetenskap vid Högskolan i Halmstad. Sedan hösten 2018 är han verksam vid Förvaltningshögskolan vid Göteborgs universitet.